NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SINH NHẬT NGOÀI TRỜI

Khi tổ chức một sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải đối mặt với nhiều quyết định. Chọn địa điểm là một quyết định sẽ có tác động lớn nhất đến sự kiện của bạn (việc ăn uống và trải nghiệm của người tham dự … tất cả đều bị ảnh hưởng bởi địa điểm bạn chọn).
Điều này nghe có vẻ hơi đáng sợ? Bạn không phải cảm thấy như vậy. Dưới đây là một số hướng dẫn để đưa ra quyết định làm thế nào để có được một địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất.

1. VỊ TRÍ – ĐỊA ĐIỂM

Địa điểm tổ chức sự kiện

Đối với một sự kiện ở địa phương, bạn có thể tìm kiếm một địa điểm trong khoảng cách hợp lý từ nơi ở hoặc nơi làm việc của người tham dự. Trường hợp người tham dự di chuyển từ một địa phương khác đến, bạn cần chọn một địa điểm gần sân bay/ga tàu/bến xe hoặc khách sạn của họ sẽ tốt hơn. Trong trường hợp nào đi nữa, đừng quên xem xét các lựa chọn giao thông, phương thức di chuyển và nơi đỗ xe. Chọn vị trí tốt sẽ giúp đơn vị tổ chức sự kiện giảm khả năng chậm trễ cho người tham dự sự kiện.

2. NƠI ĐỖ XE

Một địa điểm có nơi đỗ xe là điều tuyệt vời hơn bao giờ hết. Trường hợp bạn không tìm địa điểm như vậy, hãy thay thế bằng phương án chọn một địa điểm đỗ xe gần địa điểm tổ chức sự kiện nhất có thể. Vị trí đỗ xe tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có một ý nghĩa rất lớn, nó giúp người tham gia có được cảm giác an toàn và thoải mái khi tham gia sự kiện.

3. SỨC CHỨA

Đơn vị tổ chức sự kiện không gian

Bạn không thể chọn địa điểm có sức chứa 200 khách cho một sự kiện có tới 500 khách tham gia. Vì thế, hãy thu thập số liệu về số lượng người tham gia trước khi chọn địa điểm, sao cho sai xót về số lượng khách là ít nhất. Bên cạnh đó, bạn cần thỏa thuận với nhà cung cấp về việc cung cấp thêm dịch vụ cho trường hợp số lượng khách tăng lên.

4. ÂM THANH

Đơn vị tổ chức sự kiện âm thanh

Một không gian nhỏ ấm áp của sự kiện họp mặt, tiệc nhẹ nhàng cùng với âm thanh cực khủng như trong bar, nó quá ồn ào và không ổn chút nào. Một không gian rộng, thoáng cùng với âm thanh kiểu như bolero, phòng trà, điều này thì càng bất hợp lý. Vấn đề ở đây không phải là việc lựa chọn âm thanh và không gian phù hợp với nhau. Mà vấn đề chính là nằm ở nội dung của sự kiện, bạn phải lựa chọn địa điểm sao cho không gian phù hợp với âm thanh sẽ có trong phần nội dung sự kiện (vấn đề âm lượng có thể tùy chỉnh).
Có nhiều điều cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, việc của một nhà quản trị sự kiện phải làm là nghiên cứu, xem xét các phương án có thể để chọn một địa điểm đảm bảo sự kiện được diễn ra ổn định nhất.

Loading Facebook Comments ...